W artykule na str. 13-14 wyjaśniliśmy, w jaki sposób przechowywać elektroniczną dokumentację pracowniczą, ale też jak zmienić postać dokumentacji. W związku z przechowywaniem przydatny może okazać się wzór informacji o okresie przechowywania dokumentacji dla pracownika odchodzącego z pracy. Dokumentacja pracownicza w 2023 roku z uwzględnieniem obowiązków wynikających z aktualnych i projektowanych zmian w prawie pracy. – praca zdalna – dokumenty, badanie trzeźwości – dokumenty, część E w aktach pracowniczych. Audyt wymogów dokumentacyjnych, kilkadziesiąt gotowych wzorów dokumentów, najświeższe stanowiska Jedynymi dokumentami, które podlegają innym warunkom przedawnienia, są dokumenty pracownicze. Od stycznia 2019 roku czas archiwizowania dokumentów pracowniczych uległ znacznemu skróceniu – do lat 10. Warto pamiętać, że niektóre z dokumentów kadrowych, w szczególnych przypadkach, należy przechowywać aż do 50 lat. Gdzie, w jaki sposób i w jakim terminie pracodawca ma obowiązek informować pracowników o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej? Czy o okresie przechowywania dokumentacji trzeba informować również pracowników, których dokumentacja jest przechowywana przez 50 lat, czy jedynie tych z 10-letnim okresem przechowywania? Informacja w sprawie przechowywania dokumentacji pracowniczej Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie - przykładowy wzór z uwzględnieniem RODO Retencja danych pracowniczych po nowemu. Skrócony został okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba, że odrębne przepisy przewidują dłuży okres przechowywania lub stosunek pracy został nawiązany przed dniem wejścia w . Kontakt Wiedza i Praktyka Sp. z ul. Łotewska 9a 03-918 Warszawa Telefon: 22 518 29 29 Email: cok@ W związku ze zmianami w okresie archiwizacji dokumentacji pracowniczej, ustawodawca nałożył na pracodawcę nowy obowiązek informacyjny. Zgodnie z art. Art. 94 (6) wprowadzanego do kodeksu pracy na podstawie ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją -> W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o: 1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, 2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, 3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie którym mowa w punkcie 2. Wzór takiej informacji przekazywanej przez pracodawcę nie został uregulowany przez ustawodawcę, a więc w tym zakresie istnieje swoboda pracodawcy jak sformułuje przekazywaną przez siebie informację. Z całą pewnością musi ona zawierać elementy z art. 94 (6) kp oraz być wręczana wraz ze świadectwem pracy. Tym samym obowiązku informacyjnego nie można dopełnić w późniejszym czasie. Wyjątkiem jest tutaj ustanie zatrudnienia pracowników zatrudnionych w okresie pomiędzy r., ponieważ pracodawca w przypadku tych osób będzie zobligowany do dołączenia tejże informacji do kopii przekazanego raportu informacyjnego (ZUS RIA). Poniżej przedstawiam przykładowe wzory informacji o okresie przechowywania dokumentacji, możliwości jej odbioru oraz konieczności zniszczenia po upływie określonych terminów, przy wydawaniu wraz ze świadectwem pracy oraz osobny w przypadku osób, za które został złożony raport ZUS RIA. Informacja w sprawie okresu archiwizacji dokumentacji pracowniczej i możliwości jej odbioru Dane pracownika: Oznaczenie pracodawcy ………………….. Imię i nazwisko …………………….. Stanowisko Uprzejmie informuje, że: Okres archiwizacji Pana/i dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym Pana/i stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, tj. w dniu…………………. Przysługuje Panu/i możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej w okresie 30 dni po upływie terminu, o którym mowa w punkcie 1. W przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej w terminie, o którym mowa w punkcie 2, zostanie ona zniszczona w przeciągu 12 miesięcy w sposób uniemożliwiający jej odtworzenie. …………………… Podpis osoby upoważnionej Informacja w sprawie złożenia raportu ZUS RIA, okresu archiwizacji dokumentacji pracowniczej i możliwości jej odbioru Dane pracownika: ………………….. Oznaczenie pracodawcy Imię i nazwisko …………………….. Stanowisko Uprzejmie informuje, że: W dniu złożono raport informacyjny ZUS RIA, którego kopia stanowi załącznik do niniejszego pisma. W związku z punktem 1 okres archiwizacji Pana/i dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym Pana/i złożono raport informacyjny ZUS RIA, tj. w dniu…………………. Przysługuje Panu/i możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej w okresie 30 dni po upływie terminu, o którym mowa w punkcie 2. W przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej w terminie, o którym mowa w punkcie 3, zostanie ona zniszczona w przeciągu 12 miesięcy w sposób uniemożliwiający jej odtworzenie. …………………… Podpis osoby upoważnionej Szukasz inspiracji, pomocy oraz refleksji w kadrach i płacach oraz HR i zarządzaniu zasobami ludzkimi. Wejdź na fanpage. Karolina Niedzielska Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej Jeśli jesteś subskrybentem publikacji Ochrona danych osobowych zaloguj się Zapomniałeś hasła ? kliknij tutaj Zostań subskrybentem publikacji Ochrona danych osobowych ZOBACZ OFERTĘ Pytanie: Jak powinna być sformułowana informacja dotycząca okresu przechowywania oraz udostępniania dokumentacji pracowniczej, która powinna znajdować się w aktach osobowych? Jeśli jesteś subskrybentem publikacji Prawo pracy w pytaniach i odpowiedziach zaloguj się Adres e-mail lub login:Hasło:Nie pamiętam hasłaZapamiętaj mnie Zapomniałeś hasła ? kliknij tutaj Zostań subskrybentem publikacji Prawo pracy w pytaniach i odpowiedziach ZOBACZ OFERTĘ W 2019 roku weszły w życie przepisy zmieniające zasadniczo okres przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz jej formę. Poniżej podajemy najważniejsze związane z tym informacje. Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą? Od 2019 możliwe są 3 przypadki: Pracownik został zatrudniony po 1 stycznia 2019. W tej sytuacji okres przechowywania jego dokumentacji zawsze będzie wynosił 10 lat. Pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999. W tej sytuacji okres przechowywania dokumentacji zawsze będzie wynosił 50 lat. Pracownik został zatrudniony między 1 stycznia 1999 a 31 grudnia 2018. Zasadniczy okres przechowywania jego dokumentacji wynosi 50 lat, jednak po spełnieniu określonych warunków może być skrócony do 10 lat. Jakie warunki należy spełnić by skrócić okres do 10 lat? Przypominamy, że dotyczy to wyłącznie pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 a 31 grudnia 2018. Pracownikom zatrudnionym wcześniej nie da się skrócić okresu przechowywania, natomiast pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 z definicji obowiązuje 10-letni okres. Pracodawca, który chce skrócić okres przechowywania musi wysłać dodatkowe informacje do ZUS. Pierwszą z nich jest druk ZUS-OSW. Jest to informacja, że pracodawca zamierza skrócić okres przechowywania dokumentacji i zobowiązuje się do dostarczenia dodatkowych raportów do ZUS w terminie 1 roku. Druga informacja dotyczy każdego byłego pracownika. Należy sporządzić i wysłać do ZUS druk ZUS-RIA, mówiązy o sposobie rozwiązania umowy o pracę oraz zawierający dodatkowe informacje pomocne w ustaleniu podstawy emerytalnej. O wysłaniu tych dokumentów do ZUS oraz o skróceniu okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej należy też powiadomić byłych pracowników. Jakie dodatkowe informacje należy przekazać pracownikom w przypadku 10-letniego okresu przechowywania? Wszystkim pracownikom, których umowy o pracę były zawarte po 1 stycznia 2019 i którym w związku z zakończeniem umowy o pracę wydawane jest świadectwo pracy, należy wydać dodatkową informację określającą: do kiedy będzie przechowywana dokumentacja pracownicza w jakim terminie pracownik ma możliwość jej odebrania w jakim terminie pracodawca może zniszczyć dokumentację pracowniczą Wzór takiej informacji zawarty jest na dole tego wpisu. Nasze usługi Wypełniamy dla naszych klientów druki ZUS-OSW oraz ZUS-RIA. Jest to usługa płatna, po szczegóły dotyczące ceny zapraszamy do kontaktu z naszym biurem. Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej – wzór Tomasz Smolarek Księgowy, informatyk, logistyk, fotograf i podróżnik. Twierdzi, że zostało jeszcze tyle fantastycznych miejsc do zobaczenia!

informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej wzór